Vacature Senior Programma ondersteuner KID-DNA Databank (16-20 uur)

Even voorstellen…

Fiom is het expertisecentrum op het gebied van ongewenste zwangerschap, afstand & adoptie en verwantschapsvragen. We bieden informatie en hulp bij ongewenste zwangerschap, nazorg op het gebied van adoptie en begeleiden mensen bij hun zoektocht naar biologische familie in binnen- en buitenland. Daarnaast beheren we de KID-DNA Databank die een match tussen een donorkind en een anonieme donor mogelijk maakt. Uitgangspunt van het werken bij Fiom is het zelfbeschikkingsrecht van ongewenst zwangere vrouwen, het recht van een kind om te weten waar hij of zij vandaan komt en om op te groeien met behoud van eigen identiteit. Dit alles doen we met ongeveer 80 gedreven medewerkers vanuit onze kantoren in ’s-Hertogenbosch en Houten en vanaf onze thuiswerkplekken. 

Fiom is per 1 september op zoek naar een:

Senior Programma ondersteuner KID-DNA Databank

16-20 uur per week

 

Waar houdt het team donorconceptie zich mee bezig?

De technologische ontwikkelingen op het terrein van DNA volgen elkaar in rap tempo op. De doelgroepen van Fiom, en specifiek de doelgroep ‘donorkinderen’, maken steeds omvangrijker gebruik van het aanbod dat op het terrein van DNA-matching de afgelopen jaren is ontstaan. Fiom beheert de KID-DNA Databank. We vormen daarmee een belangrijke spil op het terrein van afstammingsvragen en voorzien in de behoefte van donorkinderen en donoren om naar elkaar op zoek te kunnen gaan.  Dit vergt een krachtig klantbeheer en stroomlijning van de werkzaamheden die zijn gericht op het zoeken van donor of donorkind(eren) door middel van DNA- matching.

Wat houdt de functie in?

Als programma ondersteuner ben je lid van het team secretariaat en vanuit daar ben je de steun en toeverlaat van het team verwantschapsvragen op het gebied van de KID-DNA Databank. Je coördineert de werkzaamheden rondom het technisch zoekproces, zodat de kwaliteit en de voortgang van het werk binnen het team zijn geborgd. Je bent een spin in het web die ervoor zorgt dat alle operationele afspraken worden uitgevoerd. Dit doe je door goede communicatie en informatie-uitwisseling. Je weet wat er speelt, je bewaart het overzicht, je kunt snel schakelen tussen werkzaamheden en je kunt goed prioriteiten stellen. Daarbij weeg je de belangen zowel vanuit cliënt als vanuit de werkwijzen en procedures.

Daarnaast vind je het een uitdaging om processen, procedures en werkinstructies continue te verbeteren zodat je trots kunt zijn op het resultaat: namelijk deelgenoot zijn van een samenwerkend team die er alert op is om het werk steeds effectiever en efficiënter uit te voeren. Je bent voor samenwerkingsrelaties de eerste contactpersoon binnen het team verwantschapsvragen. Je deinst niet terug voor complexere vraagstukken. Je vindt het leuk om hier dieper op in te gaan waardoor onze klanten geholpen worden door middel van een transparante en uniforme afhandeling. 

Hoe ziet jouw werkdag bij Fiom eruit?

  • De dag begint met het beantwoorden van de binnengekomen e-mails. Ondertussen beantwoord je de binnenkomende telefoontjes van cliënten en externe partijen.
  • Daarna verwerk je de nieuwe aanmeldingen en matches tussen donoren en donorkinderen in ons registratiesysteem.
  • Je overlegt met collega-secretaresses van het team secretariaat over de telefonische bereikbaarheid voor klanten.
  • Na je lunchpauze heb je een belafspraak met een samenwerkingspartner om de werkwijze te evalueren en je legt dit vast.
  • Je maakt rapportages zodat je zicht krijgt op doorloop- en verwerkingstijden en gebruikt deze input voor een voorstel van optimalisering van de werkprocessen.
  • Aan het einde van de dag spreek je je collega over een specifieke casus waardoor je collega de cliënt op een goede manier verder kan helpen.
  • Je bespreekt met je collega's van het team donorconceptie hoe je de administratieve processen rondom de KID-DNA Databank kunt optimaliseren.

Wie ben jij?

  • Je bent een kei op administratief gebied. Je doorziet snel wat nodig is om kwalitatief en kwantitatief hét verschil te maken voor de uitvoering van de dienstverlening.
  • Je hebt een dienstverlenend, flexibel en energiek karakter. Je blijft stevig overeind staan bij momenten van piekbelasting. Je bent een betrouwbare en gedreven doorpakker.
  • Je bent communicatief vaardig, sociaal krachtig en sterk in teamcommunicatie. Je servicegerichtheid is groot en wel in combinatie met een zakelijke insteek.
  • Je bent standvastig en je blijft in evenwicht bij situaties waarin de meningen en/ of belangen uiteenlopen. 
  • Hbo werk- en denkniveau en een relevante afgeronde opleiding.
  • Je bent geïnteresseerd in het thema donorconceptie en verdiept je in de actualiteiten rondom dit onderwerp.
  • Uitstekende kennis van en vaardigheid in diverse applicaties (waaronder het online werken met Office 365 en een CRM systeem zoals Synergy).
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift. Basisbeheersing van de Engelse taal. 
  • Kennis van projectmatig werken.

Wat bieden we?

  • Werk dat ertoe doet.
  • Een fijn team aan collega’s.
  • Een tijdelijke aanstelling van 1 jaar met mogelijkheid tot verlenging.
  • Werkdagen in onderling overleg , waarbij maandag en dinsdag een pre zijn.
  • Salaris conform de cao Sociaal Werk, schaal 7 (€ 2.564,- tot € 3.581,- bruto per maand bij een volledig dienstverband van 36 uur per week).
  • Een eindejaarsuitkering van 8,3% en een vakantietoeslag van 8%, beide onderdeel van een flexibel individueel keuzebudget.
  • Ruimte voor persoonlijke groei en ontwikkeling middels een persoonlijk loopbaanbudget.
  • Een gezellig hoofdkantoor in het bruisende hart van ’s-Hertogenbosch, op loopafstand van het centraal station.
  • Je krijgt een laptop en een telefoon in bruikleen.
  • Regeling voor een tegemoetkoming in kosten woon-werk verkeer.

Solliciteren

Voor vragen of meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Mirte Grauss, bestuurssecretaris en teamleider secretariaat, via 088-1264900 of mgrauss@fiom.nl.

Zie je jezelf terug in het profiel? Stuur dan uiterlijk 19 augustus 2022 je cv en motivatie naar vacatures@fiom.nl o.v.v. sollicitatie programma ondersteuner.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.