Vacature Office Manager

Even voorstellen…

Fiom is dé specialist bij ongewenste zwangerschap en afstammingsvragen. We bieden informatie en hulp bij vraagstukken omtrent ongewenste zwangerschap, zoektocht naar biologische familie in binnen- en buitenland en we beheren de KID-DNA Databank die een match bij anoniem donorschap mogelijk maakt. We delen onze kennis met professionals via onze kenniscollectie, trainingen en advies. Uitgangspunt in het werk van Fiom is de keuzevrijheid van ongewenst zwangere vrouwen en het recht op afstammingsgegevens.

Ter versterking van het team Verwantschapsvragen zijn wij per direct op zoek naar een: 
 

Office Manager
24 uur per week

 

Waar houdt het team Verwantschapsvragen zich mee bezig?

De technologische ontwikkelingen op het terrein van DNA volgen elkaar in rap tempo op. De doelgroepen van Fiom, en specifiek de doelgroep ‘donorkinderen’, maken steeds omvangrijker gebruik van het aanbod dat op het terrein van DNA-matching de afgelopen jaren is ontstaan. Fiom beoogt als belangrijke spil op het terrein van afstammingsvragen door haar KID-DNA Databank, in te spelen op de behoeften van haar doelgroepen. In combinatie met de groeiende vraag naar haar dienstverlening op dit terrein, vergt dit een krachtig klantbeheer en de stroomlijning van de werkzaamheden die zijn gericht op het zoeken van donor of donorkind(eren) door middel van DNA-matching, het zogenaamde technisch zoeken. 

Wat houdt de functie in?

Als office manager ben je de steun en toeverlaat van het team verwantschapsvragen op het gebied van de KID-DNA Databank. Je coördineert de werkzaamheden rondom het technisch zoekproces zodat de kwaliteit en de voortgang van het werk binnen het team zijn geborgd. Je bent als het ware een waakhond die ervoor zorgt dat alle operationele afspraken worden uitgevoerd. Dit doe je door goede communicatie en informatie-uitwisseling. Je weet wat er speelt, je kunt snel schakelen tussen werkzaamheden en je kunt goed prioriteiten stellen.
Daarnaast vind je het een uitdaging om processen, procedures en werkinstructies continue te verbeteren zodat je trots kunt zijn op het resultaat: deelgenoot zijn van een samenwerkend team dat er alert op is om het werk steeds effectiever en efficiënter uit te voeren. Je bent voor samenwerkingsrelaties de eerste contactpersoon binnen het team verwantschapsvragen. Je deinst niet terug voor complexere vraagstukken. Je vindt het leuk om hier dieper op in te gaan waardoor onze klanten geholpen worden door middel van een transparante en uniforme afhandeling. 

Hoe ziet jouw werkdag bij Fiom eruit?

  • De dag begint met een kop koffie met collega’s.
  • Vervolgens ga je aan de slag met de binnengekomen e-mails. Ondertussen beantwoord je de binnenkomende telefoontjes van cliënten en externe partijen. 
  • Daarna verwerk je de nieuwe aanmeldingen en matches tussen donoren en donorkinderen in ons registratiesysteem.
  • Je overlegt met collega-secretaresses over de schriftelijke communicatie richting klanten. 
  • Na je lunchpauze heb je een belafspraak met een samenwerkingspartner om de werkwijze te evalueren en leg je dit vast. 
  • Je maakt rapportages zodat je zicht krijgt op doorloop- en verwerkingstijden en gebruikt deze input voor een voorstel van optimalisering van de werkprocessen.
  • Aan het einde van de dag spreek je je collega over een specifieke casus waardoor je collega de cliënt op een goede manier verder kan helpen. 

Wie ben jij?

  • Je bent een kei op administratief gebied. Je doorziet snel wat nodig is om kwalitatief en kwantitatief hét verschil te maken voor de uitvoering van de dienstverlening.
  • Je hebt een dienstverlenend, flexibel en energiek karakter. Je blijft stevig overeind staan bij momenten van piekbelasting. Je bent een betrouwbare en gedreven doorpakker. 
  • Je bent communicatief vaardig, sociaal krachtig en sterk in teamcommunicatie. Je servicegerichtheid is groot en wel in combinatie met een zakelijke insteek. 
  • Je bent standvastig en je blijft in evenwicht bij situaties waarin de meningen en/of belangen uiteenlopen. 
  • Hbo werk- en denkniveau en een relevante afgeronde opleiding.
  • Deskundig en/of bereid zijn om zich (door) te ontwikkelen op het vakgebied en relevante wet- en regelgeving. 
  • Uitstekende kennis van en vaardigheid in diverse applicaties (waaronder het online werken met Office 365 en Synergy).
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift. Basisbeheersing van de Engelse taal. 
  • Kennis van projectmatig werken.

Wat bieden we?

  • Werk dat ertoe doet.
  • Een fijn team aan collega’s.
  • Een tijdelijke aanstelling van 1 jaar met mogelijkheid tot verlenging. 
  • Werkdagen in onderling overleg (donderdag is een must), maar we vragen je hierin flexibel te zijn. 
  • Salaris conform de cao Sociaal Werk, schaal 7 (€ 2.392,- tot € 3.277,- bruto per maand bij een volledig dienstverband van 36 uur per week).
  • Ruimte voor persoonlijke groei en ontwikkeling middels een persoonlijk loopbaanbudget en het individueel keuzebudget.  
  • Een pensioenverzekering van het PFZW.
  • Een gezellig hoofdkantoor in het bruisende hart van ’s-Hertogenbosch, op loopafstand van het centraal station.
  • Regeling voor een tegemoetkoming in kosten woon-werk verkeer. 

Solliciteren 

Voor vragen of meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Mirte Grauss, bestuurssecretaris en teamleider secretariaat, via 088-1264900.

Zie je jezelf terug in het profiel? Stuur dan uiterlijk 18 augustus 2019 je cv en motivatie naar info@fiom.nl o.v.v. sollicitatie office manager.

De eerste gesprekken vinden plaats op donderdag 22 augustus 2019.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.