Privacystatement

PRIVACYSTATEMENT STICHTING FIOM

• 1. Wie zijn wij

  Stichting Fiom (Fiom) gevestigd in ’s Hertogenbosch aan de Kruisstraat 1, 5211 DT is de Verantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, de AVG. Fiom is een kenniscentrum en stelt zich ten doel kennis te ontwikkelen, expertise over te dragen en dienstverlening te bieden aan mensen en organisaties die vragen hebben op het gebied van: - Nataliteit, waaronder ongewenste zwangerschap, abortus, afstand ter adoptie, jong ouderschap. - Afstammingsvragen en verwantschapsvragen, waaronder adoptie, Zoeken naar familie, Afstandsmoeders, vondelingen, draagmoederschap, Donorverwantschap.
  
  
  
  Fiom is ook de landelijke organisatie die voorlichting, registratie, voorbereiding en nazorg op het gebied van adoptie in samenhang aanbiedt. In opdracht van het Ministerie van Justitie en Veiligheid verzorgen wij de voorlichtingsbijeenkomsten die deel uitmaken van de adoptieprocedure. Daarnaast biedt Fiom (opvoeding) ondersteuning aan adoptieouders en geadopteerden. Hulpverleners en andere professionals kunnen bij Fiom terecht voor advies en deskundigheidsbevordering.

  Fiom heeft een Functionaris voor Gegevensbescherming die belast is met het houden van toezicht op de juiste naleving door Fiom van de verplichtingen op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens. De Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) is te bereiken op het volgend e-mailadres: FGFiom@dejongpartners.nl en telefoonnummer 088-453 0500.

• 2. Wat zijn persoonsgegevens?

  De AVG geeft aan dat een persoonsgegeven elk gegeven is over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is.

  Er zijn vele soorten persoonsgegevens. Voor de hand liggende gegevens zijn iemands naam, adres en woonplaats. Maar ook telefoonnummers en postcodes met huisnummers zijn in combinatie persoonsgegevens. Gevoelige gegevens als iemands ras, godsdienst, foto’s of gezondheid worden ook wel bijzondere persoonsgegevens genoemd. Deze zijn door de wetgever extra beschermd.

• 3. Wanneer verwerken wij uw persoonsgegevens?

  Wij verwerken uw gegevens als u deze invult op onze websites en/of als u zich op een andere manier inschrijft om gebruik te maken van onze dienstverlening – ook telefonisch. Ook verwerken wij persoonsgegevens voor het uitvoeren van overeenkomsten met onze leveranciers en contact met zakelijke relaties. Wij verwerken uw gegevens als u een adoptieprocedure start. Fiom is door de minister per Besluit gemachtigd tot het verrichten van de voorafgaande administratieve handelingen met betrekking tot het in behandeling nemen en starten van een adoptieprocedure.

  Een van de eerste stappen in de adoptieprocedure is de verplichte voorlichting en dat wordt verzorgd namens de minister door Fiom. In het aanvraagformulier ter verkrijging van toestemming tot opneming ter adoptie van een buitenlands kind is ook een uitgebreide beschrijving opgenomen van de werkwijze van Fiom. Indien u als adoptieouder dienstverlening op het gebied van nazorg wenst te ontvangen, dan dienen wij uw persoonsgegevens en dat van uw gezinsleden te verwerken om deze overeenkomst van dienstverlening te kunnen uitvoeren.

  Indien u van Fiom advies wenst te ontvangen op het gebied van adoptie en/of nazorg dan zullen wij ter uitvoering van deze overeenkomst uw persoonsgegevens dienen te verwerken.

  Indien u als leverancier van Fiom een dienst levert aan Fiom, dan zullen wij de persoonsgegevens van contactpersonen in uw organisatie dienen te verwerken voor een goede uitvoering en administratie van de overeenkomst

  Indien u zich bij Fiom hebt ingeschreven om op de hoogte gehouden te worden door middel van e-mails en/of nieuwsbrieven dan dienen wij daarvoor uw persoonsgegevens te verwerken.

  In deze statement geven wij ook per specifieke dienstverlening informatie welke persoonsgegevens wij verwerken. Op onze website www.fiom.nl kunt u informatie vinden over al onze dienstverlening.

• 4. Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens.

  Algemeen
  
  Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens voor zover dat noodzakelijk is om de overeenkomst van dienstverlening met u goed en zorgvuldig uit te kunnen voeren en op uw behoefte af te kunnen stemmen. Wij verwerken persoonsgegevens om de wettelijke taken die namens de minister aan Fiom is opgedragen uit te kunnen voeren. Wij verwerken uw gegevens voor de uitvoering, ondersteuning, bewaking en verantwoording van onze dienstverlening die bestaat uit hulp- en dienstverlening op het gebied van afstammingsvragen, ongewenste zwangerschappen en een adoptieprocedure. Ook verwerken wij persoonsgegevens ter uitvoering, ondersteuning, bewaking en verantwoording van onze dienstverlening op dit gebied in de vorm van: voorlichting, training, educatie, onderzoek, advies, signalering, belangenbehartiging. Ook verwerken wij persoonsgegevens in het kader van mogelijke klachten en geschillenafhandeling.

  Als er sprake is van bijzondere persoonsgegevens, zoals ras, geloof, gezondheid of seksueel gedrag dan verwerken wij deze alleen als u voor de verwerking vooraf uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven.

  Het kan voorkomen dat wij uw persoonsgegevens dienen te verwerken op grond van een wettelijke verplichting die op ons rust of op grond van een gerechtvaardigd belang. Als wij uw gegevens verwerken op grond van een gerechtvaardigd belang van Fiom of een derde, zullen wij altijd eerst voorafgaand een zorgvuldige afweging maken.

  Wij hebben een zorgvuldige afweging gemaakt welke persoonsgegevens noodzakelijk zijn om de dienstverlening uit te kunnen voeren. Indien u de gevraagde persoonsgegevens niet aan ons wenst te verstrekken en daarom geen toestemming geeft om deze te verwerken, is het mogelijk dat wij, afhankelijk van de aard van de dienstverlening, de dienstverlening niet voor u kunnen uitvoeren. Indien u hierover nader wenst te overleggen kunt u uiteraard contact met ons opnemen via privacy@fiom.nl.

• 5.1 Waarom en hoe verwerken wij uw persoonsgegevens voor onze dienstverlening op het gebied van afstammingsvragen

  Algemeen

  Wij verwerken uw gegevens voor de uitvoering van onze dienstverlening die bestaat uit hulpverlening op het gebied van afstammingsvragen om:

  • ​​​De hulpverlening goed en zorgvuldig voor u te kunnen uitvoeren
  • Onze dienstverlening af te stemmen op de behoeften van onze doelgroepen
  • Zicht te krijgen op de doelgroep die gebruik maakt van onze dienstverlening
  • Zicht te krijgen op het aantal personen dat gebruik maakt van onze dienstverlening
  • Zicht te krijgen op de kwaliteit van de geleverde dienst

  Meer in het bijzonder, worden uw persoonsgegeven verwerkt, indien van toepassing, voor:

  • Het uitvoeren van binnenlandse zoekacties
  • Het uitvoeren van buitenlandse zoekacties
  • Het inschrijven in de DNA-databank (voor donorverwantschap) met gegevens en uw DNAprofiel om te onderzoeken of er een match is met uw donor of donorkind
  • Noodzakelijk aanvullend onderzoek met opname van het DNA-profiel van de biologische moeder in de DNA-databank
  • In voorkomend geval onderzoek bij donorkinderen onderling of er een (mogelijke) match is
  • Aanmelding voor begeleiding bij draag- en wensouderschap
  • Aanmelding voor begeleiding bij inzage dossiers
  • Evaluatie en klanttevredenheidsonderzoek van de geleverde dienst zodat wij onze dienstverlening kunnen afstemmen op uw behoefte
  • Diverse registers en (correspondentie-, kindertehuizen-, illegale adoptieregister – illegale opneming)

  Wanneer u gebruikt maakt van de website van International Social Services Netherlands (onderdeel van Fiom) https://issnetherlands.nl/ worden daar ook de noodzakelijke gegevens verwerkt. Voor Fiom’s KID-DNA databank gelden aanvullende voorwaarden die van belang zijn voor deze specifieke dienstverlening, deze staan opgenomen in de KID DNA voorwaarden.

• 5.2 Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

  We hebben uw naam, adres, telefoonnummer en e-mailgegevens nodig. Vanwege de aard van de dienstverlening is het verwerken van persoonlijke achtergrondinformatie en enige gezondheidsgegevens noodzakelijk.
  
  Onder afstammingsgegevens wordt verstaan:

  1. Feitelijke gegevens, zoals identiteit (volledige naam, geboortedatum en geboorteplaats, en indien bekend nationaliteit) en woon- of verblijfplaats ten tijde van de afstand van biologische moeder en - indien aanwezig - biologische vader
  2. Medische gegevens die van belang kunnen zijn voor de gezonde ontwikkeling van het kind, zoals informatie omtrent mogelijke erfelijke afwijkingen bij (een van) de ouders of hun respectievelijke families.
  3. Gegevens die een beeld geven van de biologische ouders, zoals kleur ogen en haar, lengte, gewicht, huidskleur, opleiding en beroep.
  4. Gegevens die het kind inzicht geven in de overwegingen die hebben geleid tot de beslissing het kind ter adoptie af te staan1 .
  5. Informatie over het eventuele bestaan van (half) broers en/of (half) zussen. Feitelijke, identificerende gegevens over (half) broers en/of (half) zussen vallen hier uitdrukkelijk niet onder.
• 5.3 Waarom en hoe verwerken wij uw persoonsgegevens voor onze dienstverlening op het gebied van Ongewenste zwangerschap?

  Wij verwerken uw gegevens bij onze dienstverlening op het gebied van Ongewenste Zwangerschap om:

  • De hulpverlening goed en zorgvuldig voor u te kunnen uitvoeren
  • Indien van toepassing u door te verwijzen voor een keuzehulpgesprek bij een partner in het landelijk netwerk keuzehulp (via Fiom maar ook via infopuntonbedoeldzwanger.nl)
  • Indien van toepassing u aan te melden voor begeleiding bij een (voornemen tot) afstand ter adoptie
  • Onze dienstverlening af te stemmen op de behoeften van onze doelgroepen
  • Zicht te krijgen op de doelgroep die gebruik maakt van onze dienstverlening
  • Zicht te krijgen op het aantal personen dat gebruik maakt van onze dienstverlening
  • Zicht te krijgen op de kwaliteit van de geleverde dienst
  • Evaluatie en klanttevredenheidsonderzoek van de geleverde dienst zodat wij onze dienstverlening kunnen afstemmen op uw behoefte
  • Op te kunnen treden als intermediair binnen het gebied van Ongewenste Zwangerschap (infopuntonbedoeldzwanger.nl).

  Wanneer u gebruik maakt van onze online modules worden de gegevens, na uw aanmelding, verwerkt in online modules. Het betreft: ’Zwanger, wat nu?’ en ‘Abortusverwerking’. Deze gegevens worden verwerkt in een besloten omgeving.
  
  Wanneer u gebruikt maakt van infopuntonbedoeldzwanger.nl worden gegevens verwerkt welke noodzakelijk zijn voor het verrichten van de dienst die op deze website wordt aangeboden.
  
  Ten slotte gebeurt dat tevens in onze papieren dossiers.

• 5.4 Waarom en hoe verwerken wij uw persoonsgegevens voor onze dienstverlening op het gebied van de adoptieprocedure?

  Persoonsgegevens van aspirant-adoptieouders
  
  Fiom registreert alleen die gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van haar wettelijke taken. Wij registreren de gegevens zoals vermeld op het aanvraagformulier voor het verkrijgen van beginseltoestemming. Vanaf dat moment wordt er een papieren en digitaal dossier bijgehouden, waarin de voortgang en alle communicatie met Fiom rondom de adoptieprocedure wordt bijgehouden.

  Persoonsgegevens van personen die gebruik maken van onze dienstverlening
  
  Wij verwerken alleen uw gegevens die nodig zijn om de overeenkomst van dienstverlening goed uit te kunnen voeren. Zoals de naam, contactgegevens en de fiscale en financiële informatie voor de betalingen. Ook zullen wij de persoonlijke achtergrondinformatie van u en uw gezinsleden omtrent de vraagstellingen, analyses en adviezen verwerken, zodat de dienstverlening afgestemd kan worden op uw behoefte. In geval van VIB-G worden ook de in uw opdracht en met uw toestemming gemaakte videobeelden verwerkt.

• 5.5 Welke persoonsgegevens worden verwerkt

  We hebben uw naam, adres, telefoonnummer en e-mailgegevens nodig. Vanwege de aard van de dienstverlening is in sommige situaties persoonlijke achtergrondinformatie en / of enige gezondheidsgegevens en informatie op het gebied van seksualiteit noodzakelijk. Afhankelijk van de dienstverlening wordt u daarover duidelijk van te voren geïnformeerd.

• 5.6 Persoonsgegevens van leveranciers en van zakelijke relaties

  Wij verwerken alleen die gegevens van u die nodig zijn om het contract met de leverancier en/of andere zakelijke relatie goed uit te kunnen voeren. Zoals de naam, contactgegevens van de contactpersonen en de fiscale en financiële informatie voor de betalingen.

• 5.7 Trainingen, kennisbanken en adviesfunctie Fiom

  Indien Fiom haar diensten verleent op het gebied van trainingen, kennisbanken en/of haar (betaalde) adviesfunctie uitvoert worden de noodzakelijke gegevens verwerkt om deze diensten te kunnen uitvoeren.

• 5.8 Persoonsgegevens van websitebezoekers.

  Wanneer u onze website bezoekt of een mail van ons leest of aanklikt, is het mogelijk dat we bepaalde gegevens automatisch verzamelen, of dat we gegevens verzamelen omdat u ons deze verstrekt. Dat doen we om uw ervaring met onze website te kunnen verbeteren en onze diensten te beheren. Hieronder valt bijvoorbeeld informatie over de wijze waarop u onze website gebruikt en de frequentie waarmee je onze website bezoekt. Uw IP-adres wordt niet herkenbaar opgeslagen.

• 6. Cookiebeleid

  Cookies zijn kleine tekstbestanden met informatie die een webserver naar een browser van de bezoeker van onze website stuurt met de bedoeling dat deze informatie bij een volgend bezoek weer naar de webserver wordt teruggestuurd. De cookies worden op uw pc opgeslagen. Wij plaatsen functionele en analytische cookies op uw computer. Deze cookies gebruiken wij om bij te houden welke pagina's er bezocht worden, om zo een beeld te krijgen van het online gedrag en interesses van onze bezoekers. Dit is niet gekoppeld aan uw naam, adres, e-mailadres en dergelijke, maar alleen om onze website te optimaliseren. Voor meer informatie zie ons Cookiebeleid.

• 7. Het delen van uw persoonsgegevens.

  Fiom geeft uw persoonsgegevens niet door aan derde partijen, tenzij dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de met u gesloten overeenkomst of als er wettelijke verplichtingen gelden. Het kan namelijk voor de uitvoering van onze dienstverlening noodzakelijk zijn dat uw persoonsgegevens verwerkt dienen te worden door gegevensverwerkers die ten behoeve van Fiom diensten verrichten, zoals bijvoorbeeld hostingpartijen en/of andere leveranciers. Deze leveranciers verwerken de gegevens ten behoeve van Fiom en wij hebben met hen (verwerkers)overeenkomsten afgesloten die verplichtingen regelen zoals bijvoorbeeld een geheimhoudingsplicht en de plicht om de gegevens goed te beveiligen. In uitzonderlijke gevallen kan het voorkomen dat wij verplicht worden door een gerechtelijk bevel of een gerechtelijk vonnis om persoonsgegevens door te geven. Uw gegevens worden niet buiten de Europese Unie opgeslagen.

• 7.1 Verstrekking van gegevens aan derden.

  1. Voor verstrekking van persoonsgegevens aan derden is de schriftelijke toestemming van de betrokkene vereist, tenzij het een geval betreft als genoemd in de leden 2, 3, 4, 5 en 6 van dit artikel.
  2. Binnen Fiom kunnen persoonsgegevens worden verstrekt:
     • ter uitvoering van een wettelijk voorschrift;
     • voor zover voor hun taakuitoefening noodzakelijk aan diegenen, die rechtstreeks betrokken zijn bij de actuele dienstverlening aan de cliënt;
     • aan personen en instanties, wiens taak het is de verleende hulp of dienst te controleren en te toetsen, voor zover nodig voor de uitoefening van hun taak.
  3.  Buiten Fiom kunnen persoonsgegevens verstrekt worden:
     • voor zover voor hun taakuitoefening noodzakelijk aan diegenen, die rechtstreeks betrokken zijn bij de actuele dienstverlening aan de cliënt;
     • voor zover nodig aan instanties voor statistiek en beleid; persoonsgegevens worden in dit geval slechts in zodanige vorm verstrekt, dat zij niet door de ontvanger tot individuele personen herleidbaar zijn en nadat over het gebruik van die gegevens afspraken zijn gemaakt.
  4. Indien persoonsgegevens zodanig zijn geanonimiseerd dat zij niet tot individuele personen herleidbaar zijn, kan de verantwoordelijke beslissen deze te verstrekken ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek.
  5. Persoonsgegevens ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek kunnen alleen dan zonder toestemming van de betrokkene worden verstrekt, indien aan alle van de volgende voorwaarden is voldaan:
     • het vragen van de toestemming in redelijkheid niet mogelijk is;
     • het onderzoek een algemeen belang dient;
     • het onderzoek niet zonder de desbetreffende gegevens kan worden uitgevoerd;
     • de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet onevenredig wordt geschaad en vaststaat dat het onderzoek niet in de vorm van tot de betrokkene herleidbare gegevens zal worden gepresenteerd.
  6. Afstammingsgegevens kunnen worden verstrekt aan een meerderjarig kind van de betrokkene op diens voorafgaand schriftelijk verzoek, gericht aan de (Fiom) medewerker en indien de betrokkene geen bezwaren tegen inzage c.q. verstrekking heeft geuit, die zo zwaarwegend zijn dat deze dienen te prevaleren boven de belangen van het kind op inzage. Voor zover de afstammingsgegevens medische gegevens betreffen, als bedoeld in artikel 5.2 onder 2, zullen zij in afwijking van het voorgaande niet aan de verzoeker, doch aan een door verzoeker aan te wijzen vertrouwensarts, dan wel de huisarts van de verzoeker, als vertrouwelijke informatie worden verstrekt
• 8. Uw persoonsgegevens ontvangen van derden

  Indien wij uw persoonsgegevens ontvangen van een derde partij, zonder dat er voorafgaand contact is geweest tussen u en Fiom, dan zullen wij u binnen redelijke termijn, maximaal 4 weken, informeren over de verwerking van uw persoonsgegevens door Fiom zoals voorgeschreven door de AVG.

• 9. Doorgifte persoonsgegevens naar landen buiten de Europese Unie.

  Indien wij, om de overeenkomst met u uit te kunnen voeren, de gegevens moeten doorgeven naar een land zonder adequaat beschermingsniveau, dan zullen wij aanvullende waarborgen treffen zoals contractuele afspraken met de ontvangende instantie. Dit heeft dan betrekking op internationale zoekacties.

  Indien Fiom voor de uitvoering van de overeenkomst met en dienstverlening aan u incidenteel en noodzakelijk gegevens moet doorsturen naar een land buiten de Europese Unie zonder adequaat niveau van gegevensbescherming, en wij geen aanvullende waarborgen kunnen treffen met de ontvangende instantie(s), dan gebeurt de doorgifte alleen nadat wij schriftelijk uw uitdrukkelijke toestemming hebben verkregen. Wij zullen u dan ook voorafgaand aan de doorgifte informeren over welk land het gaat en welke risico’s met de doorgifte van uw gegevens naar dit land zijn verbonden. Deze situatie kan voorkomen wanneer u bijvoorbeeld op zoek bent naar een familielid in een land waar het gezochte familielid woont, of heeft gewoond en dat buiten de Europese Unie valt.

• 10. Uw rechten

  De AVG heeft als belangrijkste doel het beschermen en verhelderen van de rechten van Europese burgers en individuen in Europa met betrekking tot gegevensbescherming. De betrokkene van wie wij persoonsgegevens verwerken, u dus, hebben een aantal specifieke rechten onder de AVG. Wilt u een van deze rechten uitoefenen dan kunt u contact met ons opnemen om dit te bespreken via privacy@fiom.nl. Fiom zal ernaar streven uw verzoek onverwijld af te handelen, in ieder geval binnen een maand (tenzij het er een noodzakelijke en wettelijke mogelijke verlenging is).

  10.1  U heeft ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens de volgende rechten:

  • U kunt Fiom om inzage vragen in uw persoonsgegevens
  • U kunt Fiom vragen om uw persoonsgegevens te corrigeren of te wissen. Als u uw persoonsgegevens hebt ingevuld via onze website, kunt u in uw eigen omgeving inloggen en de gegevens wijzigen. Voor de gegevens die u niet zelf kan aanpassen kunt u dit aan Fiom vragen.
  • U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens als deze is gegrond op gerechtvaardigd belang
  • U kunt Fiom vragen om de verwerking van de gegevens te beperken
  • U heeft het recht op gegevensoverdraagbaarheid
  • U kunt indien u toestemming hebt gegeven om bijzondere persoonsgegevens, zoals bijvoorbeeld gezondheidsgegevens, te verwerken deze toestemming altijd intrekken. Dit houdt dan wel in dat Fiom verder de dienstverlening niet meer aan u kan aanbieden. De intrekking van de toestemming zullen wij wel moeten registreren.
  • Bij onze dienstverlening is geen sprake van besluitvorming, die uitsluitend gebaseerd is op geautomatiseerde verwerkingen zonder menselijke tussenkomst. In alle gevallen worden besluiten genomen door mensen.
  • Mocht u een klacht willen indienen over de verwerking van uw persoonsgegevens door Fiom dan kunt u de klacht indienen bij Fiom via deze e-mail: privacy@fiom.nl. U kunt de klachtenregeling van Fiom vinden op de website Fiom.
  • U kunt ook contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens en indien u dat wenst daar een klachtmelding doen. Zie hiervoor de Website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

  Indien u een van deze rechten wenst uit te oefenen, dient u dit schriftelijk te doen door een e-mail te sturen naar privacy@fiom.nl. Wij zijn verplicht om u naar uw identificatie te vragen en dit vast te leggen.

• 11. Minderjarigen jonger dan 16 jaar.

  Op grond van de AVG is voor de uitvoering van onze dienstverlening met een minderjarige jonger dan 16 jaar, voorafgaande toestemming van de persoon die de ouderlijke verantwoordelijkheid draagt over de minderjarige, nodig. Voor het verwerken van de persoonsgegevens van de minderjarige jonger dan 16 jaar zal Fiom daarom eerst toestemming vragen aan de persoon met ouderlijke verantwoordelijkheid. Indien er sprake is van een preventieve of adviesdienstverlening die rechtstreeks aan de minderjarige wordt aangeboden, zoals bijvoorbeeld onze dienstverlening ’Zwanger, wat nu?’ is op grond van de AVG de toestemming van de ouder niet vereist.

• 12. Beveiligingsmaatregelen

  Voor de bescherming van uw persoonsgegevens heeft Fiom passende technische en organisatorische maatregelen genomen.

  Fiom heeft naast moderne beveiligingstechnieken ook interne instructies aan haar medewerkers hoe zij met persoonsgegevens dienen om te gaan. In ons intern Privacy & Beveiligingsbeleid hebben wij de maatregelen beschreven hoe Fiom de bescherming van gegevens heeft georganiseerd. Medewerkers van Fiom hebben ook een geheimhoudingsverklaring getekend.

  De beveiliging van persoonsgegevens is binnen Fiom een blijvend punt van aandacht en ons Privacy & Beveiligingsbeleid wordt ook doorlopend geëvalueerd en geactualiseerd.

  De Functionaris voor de Gegevensbescherming van Fiom ziet toe op de naleving door Fiom van de wettelijke verplichtingen op het gebied van de verwerking van persoonsgegevens en het Privacybeleid en Privacyreglement van Fiom.

• 13. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

  Het verwerken van de persoonsgegevens geschiedt voor de duur van de dienstverleningsovereenkomst en de daaropvolgende, hierna genoemde, termijnen.

  Uiterlijk 2 jaar na afsluiting van de betreffende hulp-/dienstverlening worden alle persoonsgegevens uit onze bestanden gewist. Dit geldt ook voor de de persoonsgegevens die in de mailsystemen van Fiom zijn bewaard.

  Deze termijn is niet van toepassing op verwerkingen die betrekking hebben op zoekacties, afstand ter adoptie. Dossiers die betrekking hebben op afstand ter adoptie worden, nadat deze 2 jaar na sluiting digitaal bewaard zijn, uitgeprint en als papieren dossier gedurende 100 jaar opgeslagen in het daartoe bij de Koninklijke Saan / Oasis ingerichte Fiom-afstandsarchief. Het digitale dossier wordt daarna vernietigd. Dossiers die zien op pleegplaatsing worden eveneens 100 jaar bewaard.

  Bij donorverwantschap bewaren we de dossiers 80 jaar. Dit geldt ook voor alle registers van Fiom (Correspondentie-, kindertehuizen,- en illegale adoptieregister).

  Dossiers die betrekking hebben op zoekacties waarbij contact is gelegd met de gezochte persoon worden 10 jaar na sluiting vernietigd. Zoekdossiers waarin de gezochte persoon niet is gevonden of wel is gevonden maar geen contact is gelegd, worden in totaal ook 10 jaar na sluiting van het dossier digitaal bewaard en na deze periode vernietigd. De 10-jaarstermijn is ook van toepassing op (internationale) kinderbeschermingszaken.

  Overige documenten of formulieren worden gewist uiterlijk binnen 6 maanden na opslag of verwerking.

  De bewaartermijn van de gegevens van Aspirant Adoptie Ouders is 100 jaar. Als het adoptieproces is gestopt dan is de bewaartermijn van deze gegevens 10 jaar.

  De gegevens die zijn verwerkt onder de adviesdiensten afgenomen van Fiom, zoals de dienstverlening Nazorg, worden, in overeenstemming met de Jeugdwet, 15 jaar bewaard. De werkdossiers voor de adviesdiensten worden vernietigd zodra het contact met de betrokkenen is beëindigd.

  De aantekeningen van de voorbereiding voor cursussen en voorlichtingsbijeenkomsten worden direct na de afronding van de groepen verwijderd. De gegevens verwerkt voor de cursussen Nazorg worden direct na de beëindiging van de cursus verwijderd.

  De informatie benodigd om te voldoen aan de fiscale en financiële wetgeving wordt 7 jaar bewaard.

• Vragen en/of meer informatie, opmerkingen

  Heb je vragen over dit Privacystatement, je rechten en/of je privacy in het algemeen, dan kun je een e-mail sturen naar privacy@fiom.nl. 

  De Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) is te bereiken via het volgende emailadres: FGFiom@dejongpartners.nl  en telefoonnummer 088 4530500.

• VERSIEBEHEER PRIVACYSTATEMENT

  Dit Privacystatement kan op elk moment door Fiom aangevuld en/of gewijzigd worden. Dit is de versie van april 2022.